Por que, no início de um projeto, as equipes tendem a ignorar riscos e potenciais problemas?
Excesso de confiança por parte das lideranças é a principal razão na maioria das vezes. Afinal, quando o projeto começa a avançar, tudo parece no lugar e as pessoas estão animadas e em sintonia quanto às expectativas em relação à iniciativa.
Para assegurar a identificação prévia de possíveis falhas, uma das metodologias mais eficazes à disposição é a do “premortem”. Trata-se de um exercício em que os integrantes da equipe imaginam que o projeto, tal como planejado, fracassou.
A partir dessa constatação, todos passam a rever o plano original a fim de antecipar potenciais ameaças. Nessa abordagem, os aspectos psicológicos saem de cena e o entusiasmo cego pelas ideias dão lugar ao esforço criativo de solução de problemas. Na verdade, o que se observa são os integrantes da equipe competindo para ver quem consegue levantar as questões mais preocupantes, e esses profissionais são admirados por sua capacidade de ver à frente, em vez de serem deixados de lado.
Artigo sobre o tema publicado recentemente no site da consultoria McKinsey relata que uma empresa de tecnologia utilizou a técnica do premortem quando estava desenvolvendo um sistema de análise avançada para um programa de aviação.
Antes de lançar o programa, o líder do projeto reuniu a equipe e pediu que todos imaginassem o que poderia acontecer dali a alguns meses. Resultado: a iniciativa era um fracasso.
O executivo orientou, então, que cada integrante colocasse rapidamente no papel suas reflexões sobre as razões de o projeto não ter dado certo e que compartilhassem com os demais, de modo franco, ao menos um motivo de fracasso.
Após três rodadas de discussão, as principais armadilhas ficaram claras. As mais importantes estavam relacionadas a questões de ordem organizacional e cultural. Por exemplo: a burocracia interna e a resistência de alguns grupos que teriam de aprender um novo sistema.
Uma vez que as potenciais vulnerabilidades foram identificadas, a equipe passou a discutir as medidas para reduzi-las e, como resultado, chegou-se a um plano mais sólido e a um nível maior de consciência sobre os desafios a serem superados.
Os estudos da McKinsey indicam que aplicar a técnica do premortem reduz significativamente o excesso de confiança da equipe, com resultados superiores aos de outras metodologias de análise de risco. O processo leva à identificação de uma gama mais ampla de obstáculos e ajuda a construir uma cultura em que as verdades, mesmo desconfortáveis, podem ser expostas.
